サーバー導入で実現する先進の実務スタイル「どこでも会計事務所」
以前「データの一元管理」「入力業務の省力化」「トータルな業務コスト削減」などの面からサーバー導入のメリットをご紹介いたしました。今回では、会計事務所の実務処理スタイルを革新する独創的なソリューション、「どこでも会計事務所」についてご紹介いたします。
会計事務所の方々は、定期的に顧問先を訪問されています。訪問の目的は、経理処理に関する指導であったり、経営上のアドバイスだったり、顧問先によって様々と思われますが、記帳代行を請け負っている顧問先では、訪問時にレシートや領収証などの原始証憑を受け取り、事務所に持ち帰った後、仕訳データの入力、データ監査、月次の財務諸表作成を行い、帳表を郵送あるいは次回訪問時に持参する、というのが一般的なスタイルと思われます。
こうした顧問先訪問などの際に、「どこでも会計事務所」の諸機能を活用いただきますと、前述の一連の業務を、1回の訪問ですべて完結することができます。
場所を選ばず実務処理が行える「どこでも会計事務所」JDLが提唱しております「どこでも会計事務所」とは、ノートPCはもちろん、iPadなどの多様なモバイル機器から事務所のコンピューターを遠隔操作し、今居る場所で、事務所内に居るのと同じように、データの参照や入力などの処理が行える先進のソリューションです。
そして、その場で必要な処理をもれなく実行することで、再訪問の一度手間や時間のロスのない効率的な業務処理・事務所運営が行えます。
それでは、どこでも会計事務所が実現する代表的な実務事例について、ご紹介いたしましょう。
JDL IBEX組曲net Foundationモバイル機器による「どこでも会計事務所」の実務
事務所コンビューターを遠隔操作して状況の説明・経営指導を実施どこでも会計事務所では、ノートPCやタブレット、スマートフォンなどの多様なモバイル機器から、事務所のJDL SERVERに構築した仮想クライアントを遠隔操作する「リモートオペレーション」により、その場からデータを操作して財務内容の説明や最新データに基づく経営指導などを実行することができます。そのため、事前にデータを仕込んだり紙資料を準備したりすることなく、様々なデータを駆使した中身の濃い状況説明や顧問先指導が行えます。
訪問先や自宅から、遠隔操作でデータ入力
リモートオペレーションでは、訪問先や自宅からのデータ修正や入力・訪問中の顧問先や外出先、ご自宅が会計事務所になる「どこでも会計事務所」も思いのままに行えます。巡回訪問の際に、顧問先の経営者を目の前にして入力処理が行えることで、取引内容の詳細確認や事務所保管データへの反映もその場で完了させることができ、事務所に戻った後はデータ内容の監査や帳表作成などの処理に、すぐに取り掛かることができます。
予定外の問い合わせなどにも、その場で回答
顧問先訪問の際には、当初の予定-になかった問い合わせや相談などを突然受けることもあります。
データや資料を確認しないと責任を持って回答できないようなことも、リモートオペレーションによって遠隔操作で関連データを参照。その場で適切なシミュレーションや回答を行うことができますので、宿題を持ち帰っての後日回答ではなく、要望に瞬時に応じる顧問先対応を実現します。
フローティングライセンスによりローコストな運用性を実現
「フローティングライセンス方式」に対応したJDL SERVERでは、スタッフ一人一人に1ライセンスを付与することで、事務所のPCやiPadなどのモバイル機器に、その都度ライセンスを移して、財務・税務ソフトウェアを利用することができます。
そのため、事務所に据え置きのPCや自宅のPC、外出先に携行するモバイル機器などにそれぞれライセンスを購入する必要がなく、ローコストなソフトウェア活用が図れます。
事務所外からのデータアクセスに対しては、強固なセキュリティの確立が不可欠となります。
JDL SERVERでは、データセンターの認証システムとサーバに内蔵されたファイアウォール「J-WALL」の連携により、セキュアな環境を確立しています。モバイル機器からサーバーに管理されたデータにアクセスしようとすると、瞬時にデータセンターの認証システムによってアクセス権限の有無がチェックされ、J-WALLに通知されます。その結果、権限のある機器からのアクセスは許可し、権限のないアクセスは遮断しますので、不正なアクセスは確実にシャットアウトします。
また、外出先に携行するモバイル機器にはデータを取り込まない処理スタイルにより、万一、端末を紛失・破損した際も、データが漏洩・消失する危険がなく、事務所外での実務処理を安全に実現します。
顧問先サポートを実現
JDL SERVERは、会計事務所と顧問先がインターネットを通じて同じ画面を参照しながらコミュニケーションが図れる「JDLネットブリーフィングシステム」にも対応。
提供した財務諸表や資料の説明や経理上の処理、操作方法の指導などが、事務所に居ながらにして、顧問先と同じ画面を見ながら行えますので、顧問先からの問い合わせや相談に対し、タイムリーにサポートすることができます。
仮想サーバーと連携し、データ利用の利便性・快適性をさらに高める
クラウド上に構築する「仮想サーバー」に加え、事務所内にも顧問先データを管理するアプライアンスを増設することで、より便利で快適なデータ処理が実現します。
クラウドサービスを利用するに際して、「通信障害などでインターネットに接続できなくなったら、「業務が止まってしまうのでは？」「デ－タの読み込みや書き込み処理のレスポンスが遅いのでは？」と、不安を覚える方もいるようです。
こうしたクラウドサービスを利用する上での不安を払拭し、JDLIBEXクラウド組曲Majorの運用性をさらに高めるのが、アプライアンスを活用した「アプライアンス運用」です。
アプライアンスとは、クラウド上に構築される仮想サーバ－と連携して、事務所内でもデータを管理する専用サーバーのことで、事務所内にもデータを保持することで、より便利で、予期せぬ通信障害などが生じても、業務処理を滞らせることのないデータのない運用性を実現します。
通信障害時にも作業を実行
アプライアンス運用では、クラウド上の仮想サーバーに管理されるデータ（マスターデータ）と同様のデータを保持する「JDL IBEXクラウド組曲Majorアプライアンス」を事務所内に構築します。
会計・税務などの日常のデータ処理は、JDL事務所IBEXクラウド組曲Majorアプライアンスに管理された各データを用いて行いますので、通信障害などによって仮想サーバーにアクセスできないような状況においても、業務処理を滞らせることがありません。
また、仮想、サーバーとJDL IBEXクラウド組曲Majorアプライアンスの間では、適宜、自動的にデータの更新処理が行われます。
そのため、データの整合性も、お客様の手を煩わせることなく自動的に保たれます。
データアクセスを高速に実現アプライアンス運用では、ローカル（事務所内）に顧問先データを持つことで、通信品質などに左右されることなく、高速に各種データにアクセスすることができます。
複数のデータを聞いて参照しながら処理を進めるような作業などにおいても、レスポンスよく快適に処理が行えます。
市販ソフトを共有利用
JDL IBEXクラウド組曲Majorアプライアンスには、仮想WS（ワークステーション）をl台標準搭載（最大2台）しています。
仮想WS は、iPadなどの多様なモバイル機器からリモートオペレーションによって遠隔操作でき、事務所内外で場所を選ばず実務処理が行えます。
また、業務上、必要ではあるものの使用頻度のさほど高くない市販ソフトなどは、仮想WSにインストールすることで、各PCから共有利用することができ、コストを抑えながら利便性に優れたソフトウェア活用が図れます。
同一会社の仕訳を複数のPCから同時入力する「分散入力」に対応
アプライアンス運用では、大量のデータが発生する顧問先の処理は、手分けして実行するといった運用も柔軟に行えます。
同ーの会計ファイルに対し、複数のPCから同時に仕訳が入力できる「分散入力」により、繁忙期など大量のデータ入力を短時間に済ませなければならないような時も、効率的に作業が行える利便性に優れた運用を実現します。
ネットブリーフィングによるタイムリーな顧問先サポートを実現
アブライアンス運用では、顧問先に対するサポートも、より緊密に行えます。
会計事務所と顧問先がインターネットを通じて同じ画面を参照しながらコミュニケーションが図れる「JDLネットブリーフィングシステム」への対応により、提供した財務帳表の説明や問い合わせに対する回答などが、事務所に居ながらにして顧問先と同じ画面を見ながら行えますので、顧問先の経営実務をタイムリーにサボ－トすることができます。
高度な技術とノウハウをコンパク卜なボディに凝縮
アプライアンス運用の核となるJDL IBEXクラウド組曲Majorアプライアンスには、JDLの高度な技術とノウハウが凝縮されています。
そのコンパクトなボディには、会計事務所のインターネット利用に万全のセキュリティを確立する内蔵型ファイアウォールJ-WALLや高性能マザーボードを始め、瞬間的な停電への耐障害性に優れた電源ユニット、UPS （無停電電線装置）など、JDLIBEXクラウド組曲Majorのより快適な運用を実現するJDLが独自に開発した高品質な機器が余すところなく搭載されています。
そして、不測のアクシデントやネットワークを通じた悪意のある攻撃などのリスクからシステムを守り、信頼性・安全性に優れた実務環境を実現します。
