JDLのマイナンバー管理システム
当システムは、個人番号関係事務実施者に求められる「技術的安全管理措置」要件に準拠し、顧問先および従業員の個人番号を一括管理。
個人番号収集に際しての「通知書類作成」からシステムへの「登録」、アクセスの「制御・管理」、関係アプリケーションソフトでの「利用」、保存期間経過後の「廃棄（削除）」までをトータルサポートし、厳格な管理の下、円滑なマイナンバー利用を実現します。
「通知書類」「収集シ一ト」作成に対応
マイナンバー管理システムでは、会計事務所から顧問先、あるいは企業から従業員に対して個人番号を収集する際に使用する「個人番号収集通知文書」「収集シート」を自動的に作成することができます。
個人番号収集通知文書では、雛形をベースに個人番号取扱担当者および責任者、利用目的を明記した通知書類を作成することができます。
また、収集シートでは、給与計算などのアプリケーションソフトのデータから従業員本人の個人情報（生年月日や続柄）の他、扶養者の個人情報を連動して印字することができますので、これらの書類を顧問先や従業員に送付することで、手間なく個人番号収集の依頼が行えます。
マイナンバーの「収集シート」による収集
個人番号の基本的な収集方法としては、まず、送付した収集シートに各自の個人番号を記入してもらい、回収後、それぞれの個人番号をマイナンバー管理システムに登録します。その際、既にeレシートの活用に取り組まれている事務所などでは、スキャナー等を活用して、収集シートを読み取り個人番号をマイナンバー管理システムに取り込むことができますので、多数の個人番号の登録も手数をかけずに処理することができます。
また、所員の方が顧問先を訪問した際にリモートオペレーションによって、収集シートを参照しながらその場で事務所のコンピューターに個人番号を登録することもできます。
このスタイルでは、事務所に収集シートを預かることなく個人番号の登録処理が行えますので、収集シートの紛失リスクなどもありません。
「JDL IBEX製品」などの顧問先向けシステムを通じた収集
顧問先で「JDL Benny」や「JDL IBEX給与Ⅱ」「JDL IBEX給与net2」などのJDLシステムをご利用の場合には、顧問先によって個人番号が登録された「給与データ」をWeb POSTBOXやJDLNDストレージ、インターネット送信機能などを通じて受け取り、事務所のマイナンバー管理システムに取り込むことができます。
他社人事システムなどからの収集
顧問先でご利用の人事システムなどにおいて、個人番号をCSV ファイルに出力できるようであれば、CSVファイルの内容とJDLアプリケーションソフトのデータとで、氏名などをマッチングさせ、会計事務所のマイナンバー管理システムに取り込むことができます。
企業ユースでの個人番号収集
一般企業・顧問先向けの経理PC「JDL Benny 9」「JDL Benny 7」をご利用のユーザーにおかれましては、先にご紹介した所定のスキャナーにで読み取り様、マイナンバー管理システムに取り込むことができますので、スキャナーを活用することで、従業員家族を含めれば数十人以上に及ぶと想定される個人番号の登録作業も、効率よく行うことができます。
尚、JDLがご提供するスキャナーは、個人番号処理の他、eレシートの作成やeエビデンス管理システムによる契約書類などの電子的な保存にも利用でき、改正e文書法に準拠したペ－パーレスの書類活用など、トータルな事務効率化に活用いただけます。
個人番号の運用を管理
ハードウェアの安全性
JDL BennyなどのJDLのハードウェア製品には、インターネットを通じた不正アクセスから機密情報をガードするために、独自開発の堅固なファイアウオール「J-WALL」を搭載しています。このJ-WALLによって、予め許可されたコンピューターのみがデータにアクセスでき、不正なアクセスはブロックします。
また、マイナンバー管理システムで一括管理される個人番号には、独自技術により暗号化処理が施されますので、容易に解析することができません。
ハードウェア技術と合わせマイナンバー管理システムでは、個人番号にアクセスできるユーザー（企業の従業員・会計事務所のスタッフ）および操作権限が個別に設定できる他、税目別の個人番号の使用許可、個人番号の保存期間、画面や印刷物への個人番号の表示・非表示（番号欄を＊＊＊＊で表示）が設定でき、個人番号の不用意な取り扱いを防止しています。
また、個人番号へのアクセスの状況は、「管理簿」や「アクセスログ」によって、「いつ」「誰が」「どのアプリケーションソフトで」「どのような操作を行った」「不正アクセスを遮断した
か」、履歴をつぶさに管理することができますので、個人番号利用の目的・顛末を厳密に管理することができます。
マイナンバーと会計事務所
他事務所との差別化
マイナンバー制度の規程では、個人番号の取り扱いについて、業務を委託する者（顧問先）は委託先（会計事務所）に対し、安全管理措置が適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならないと定められています。
会計事務所の対応に不安・不信を抱く顧問先は、顧問契約を解除し、対応のしっかりとした事務所に顧問会計事務所を差し替えることも考えられます。一方、万全の管理体制を構築した事務所は、信頼性のアピールによって他事務所との差別化を図ることができ、既存顧客の聞い込み、新規顧客の開拓に繋がります。
電子申告・電子申請の推進
個人番号を記載した申告書などは、書類にした瞬間、紛失あるいは視認などによる個人番号漏洩のリスクが生じます。郵送の際には、書留もしくは追跡可能な移送手段を講じることが求められ、各市町村への給与支払報告書の提出などについても、会後は安易に普通郵便などを用いることはできなくなります。
また、書面での申告には、別途、税務代理権限証書および税理士証票、申告者の個人番号確認書類の写しの提示が必要になるなど、手続きの煩雑さが増す一方で、電子申告の処理ではこれまでと特に変わりなく、新たな負担が増えることはありません。今後の処理は、安全性や効率性、そして経済性の面からも電子化を進めて行くことが理にかなっていると言えます。
顧問先においてもこれからは、会計事務所との関係書類のやり取りに煩雑で慎重な対応を余儀なくされますので、これまで書面での申告・申請をしていた顧問先にも、紙から電子申告・電子申請への変更について、理解・協力が得られやすくなるものと思われます。
マイナンバー制度の規程では、コンピューターシステムの安全管理措置だけでなく、顧問契約書や従業員就業規則の見直し、オフィスレイアウトの変更なども求められています。
